PT BENTOEL PRIMA, INTEGRASI BISNIS DENGAN BE ONE

PT Bentoel Prima adalah salah satu subsidiary Bentoel Group, yang merupakan salah satu perusahaan rokok tekemuka di Indonesia. Pada tahun 2007/2008 penjualan rokoknya mencapai 18,5 miliar batang. Pencapaian ini berkat adanya dukungan yang kuat dari bagian IT.

Kebutuhan akan informasi yang dapat tersedia secara real time untuk mendukung performa bisnis di PT Bentoel Prima, menuntut bagian IT untuk dapat menciptakan suatu sistem yang unggul. Dan atas dasar itu, sejak tahun 2004, team IT Bentoel mulai membangun sistem yang disebut Be One. Be One dimaksudkan untuk dapat berperan sebagai integrating agent, change agent, dan accelerator. Selanjutnya, dengan tersedianya informasi secara real time online, direksi bisa menentukan langkah taktis untuk meningkatkan performa perusahaan.

Pada tahun 2007, PT Bentoel Prima mempekerjakan 42 orang karyawan di bagian IT. Dengan total penjualan Rp 4,58 miliar dan laba bersih Rp 242,9 miliar, Bentoel mengalokasikan 12,35% profitnya untuk belanja IT. Dengan pengeluaran sebesar itu, usaha yang dilakukan Bentoel tidak sia-sia. Terbukti, pengembangan IT di Bentoel telah diakui dengan diterimanya penghargaan Company Award yang diselenggarakan oleh majalah Warta Ekonomi selama dua tahun berturut-turut yaitu tahun 2007 dan 2008.

Ada pun rogram-program yang dibuat melalui sistem Be One adalah:
- Be One Portal: menyediakan fitur knowledge management dan knowledge sharing yang bisa dinikmati oleh seluruh karyawan. Bagian ini telah dirintis tiga tahun sebelumnya dengan mengivestasikan dana sebesar 100 miliar. Dengan sistem ini diharapkan semua kegiatan menyangkut tiap bagian kerja Bentoel Grup dapat terakses melalui Be One Portal.
- Be One Strategy Room ( Be One Star): merupakan ruang yang dilengkapi dengan peralatan terkini dan canggih. Di ruang ini, manajemen menyiapkan informasi dari berbagai sumber data berkaitan dengan bisnis internal, informasi ekonomi makro hingga data bisnis dari berbagai sektor. Be One Portal dan Be One Star secara resmi diluncurkan pada tanggal 8 Agustus 2008. Dengan diluncurkanya dua program tersebut diharapkan dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan peningkatan kinerja Bentoel Group. Sistem ini juga memungkinkan seluruh karyawan dapat menerima akses informasi yang sama dalam waktu bersamaan sekaligus. Bahkan jika ada meeting atau melakukan pembahasan tinggal pakai personal digital assitant (PDA) yang bersifat mobile.
- Be One Mobile Sales Force: untuk menciptakan inovasi cara interaksi secara langsung antara perusahaan dan pelanggan, seperti menerima komplain konsumen lewat SMS dan mengetahui posisi si pelapor.
- Be One Mobile Officer dan Be One Mobile Sales Manager: meningkatkan produktivitas, performa penjualan, mengontrol distribusi, menganalisis aktivitas, hingga mengetahui informasi pesaing. Peningkatan produktivitas salesman diraih dengan mengurangi tugas administrasi rutin. Perusahaan membekali sekitar 1000 tenaga penjualannya dengan PDA demi membantu proses pengiriman data penjualan per hari. Data ini selanjutnya diolah memalui sistem ERP perusahaan dan dengan sistem ini memungkinkan manajemen puncak dapat mengetahui hasil penjualan secara nasional setiap pukul 19.00.
- Be One Enterprise: untuk membuat alur kerja yang transparan dalam proses pembayaran, pemeliharaan pabrik, dan manajemen kualitas. Salah satunya yaitu Tobacco & Clove Direct Purchasing System, yang membuat inventory perusahaan turun dari 3-5 minggu pada tahun 2005 menjadi 2-3 saja. Sistem ini juga mengurangi terjadinya out of stock.
- Be One Intellegence and War Map: untuk memenangkan persaingan dan menganalisis performa perusahaan. Dengan Be One Intellegence and War Map, key sales indikator meningkat.

Sumber:
Majalah Warta Ekonomi, edisi September 2008. Be One: 100% Integrated.
www.detiksurabaya.com, 8 Agustus 2008. Pantau Persaingan Pasar, Bentoel Perkuat Divisi IT.
www.malangraya.com, 18 September 2008. Consumer Goods Bentoel Terbaik